Mau rapat bahas apa saja agar efektif dan produktif lakukan tips ini.

^ Tempat mengumpulkan dan mengembangkan ide

^ Arena membuat rencana bisnis tim

^ Penyelesaian masalah

^ Ajang membuat keputusan

^ Menciptakan dan mengembangkan pemahaman

^ Mendorong antusiasme dan inisiatif

^ Memberikan arahan pada tim

^ Menciptakan tujuan yang sama.

Jadi bila ada rapat tetapi tidak melakukan beberapa fungsi rapat di atas bisa jadi ini sebuah iklim organisasi yang tidak sehat. Artinya organisasi harus segera berubah!

Kedua. Setiap peserta rapat harus disiplin waktu, tidak menunda waktu karena menunggu peserta rapat, dan jika bisa rapat selesaikan tepat waktu. Bisa juga membuat waktu rapat yang tidak biasa misalnya mulai jam 10:27 WIB hal ini membuat peserta rapat selalu mengonfirmasi waktu rapat dan terus-menerus melihat jam mulainya. Selain itu juga memajukan waktu rapat juga membantu kedisiplinan peserta, misalnya maju 20 menit dari waktu rapat yang dijadwalkan sebelumnya.

Ketiga. Membuat agenda rapat yang jelas dengan membuat poin-poin penting. Seringkali undangan rapat hanya memuat waktu, tempat dan judul rapat saja tanpa memuat agenda serta tujuan rapatnya. Dalam menentukan agenda rapat ini juga baik bila pemimpin rapat membagikan topik yang mungkin menjadi bahan bacaan peserta rapat (bisa berbentuk tulisan, makalah, hasil penelitian, presentasi, dll) terlebih dahulu sehingga peserta rapat memahami topik, fokus dan diskusi pun dapat berjalan dengan lancar.

Keempat. Peserta rapat. Mungkin ada yang berpikir bahwa dengan banyaknya peserta rapat membuat diskusi menjadi lebih baik. Banyaknya peserta rapat membuat terasa sesak situasi ini tidak efektif karena tidak semua orang akan memberikan kontribusi. Berbeda halnya bila kita mengumpulkan orang lain hanya sekedar memberikan pengumuman tentunya semakin banyak peserta semakin baik dan semakin banyak orang yang mendengarkan.

Kelima. Menentukan audiens sesuai topik rapat. TIDAK ADA RAPAT YANG TERSEMBUNYI ATAU RAHASIA. Semua orang dapat berkontribusi sesuai dengan pengetahuan dan kemampuannya. Misalnya, jika rapat bertujuan diskusi seputar peningkatan kinerja karyawan perusahaan maka yang diundang divisi HRD, manajer divisi dan para supervisor. Hal ini agar peserta mampu memberikan masukan dan ide yang bisa menghasilkan solusi. mengundang orang yang tidak berkepentingan membuat rapat bertele-tele, lama dan tidak menghasilkan solusi.

Keenam. Mengetahui jenis-jenis rapat. Berikut ini beberapa jenis rapat yang wajib diketahui. Mungkin ada banyak nama rapat yang biasa diselenggarakan berikut ini beberapa jenis rapat dan kebutuhannya. 

^Rapat Bulanan. Rapat ini biasanya rapat yang diagendakan rutin bisa dilukan di awal bulan atau akhir bulan. Diawal bulan biasanya membahas perkembangan dan update pekerjaan bulan sebelumnya. Diadakan di akhir bulan juga dilakukan untuk update perkembangan pekerjaan setiap bagian dalam bulan berjalan kemudian menentukan rencana kegiatan yang akan dilakukan pada bulan berikutnya.

^Rapat Kerja. Biasanya rapat ini khusus membahas rencana kerja tahunan, perencanaan strategis, dan  proyek/pekerjaan baru.

^Rapat Koordinasi. Rapat ini dilakukan antar divisi melibatkan para anggota pada divisi dengan  membahas topik-topik atau hal-hal baru agar hubungan dan proses kerja antar divisi menjadi lebih baik lagi.

^Rapat Brainstorming. Rapat ini bermanfaat mencari solusi ketika ada masalah-masalah atau isu-isu atau menggali ide-ide baru saat berinovasi.

^Rapat pengambilan keputusan. Rapat ini biasa dilakukan bila ada masalah penting yang membutuhkan penyelesaian segera. Rapat ini dilakukan melalui pertemuan khusus dengan orang terbatas. Keputusan dapat dilakukan dengan jajak pendapat, ide, brainstorming, bahkan sampai voting.

^Innovation meeting. Jenis rapat ini bisa dikatakan brainstorming meeting. Tujuannya adalah mengumpulkan ide dan merancangnya ke dalam gagasan yang paling cocok diidentifikasi. Dari sana dapat dibagikan rekomendasi tugas pada pihak terkait.

Ketujuh. Ada notulensi rapat. notulen ini dipilih dari salah satu peserta rapat/penyelenggara rapat. Notulensi mencatat ide/pendapat atau keputusan rapat. Untuk menghindari terlewatkannya hal penting, bisa dihimbau seluruh peserta rapat menyiapkan catatan sendiri juga.

Kedelapan. Di situasi tertentu rapat bisa berubah menjadi percakapan, mulai bertele-tele sampai tidak efektif. Sebagai penyelenggara rapat kamu bisa menjadi moderator yang mengontrol jalannya rapat. Jika situasi rapat berubah menjadi percakapan, saatnya dihentikan dan fokus kembali pada topik pembahasan.

Kesembilan. Selama rapat tidak dapat dihindari setiap peserta membawa gadget, namun sebaiknya menghindari penggunaan gadget selama rapat agar tetap bisa fokus.

Kesepuluh. Mengusahakan durasi rapat singkat. Kamu juga bisa mempelajari pola rapat di perusahaan kamu bekerja. Apakah dengan satu jam berjalan efektif atau justru lebih dari itu. Hal ini dimaksudkan agar rapat efektif dan efisien.  Juga durasi rapat yang pendek mengurangi kebosanan dan kelelahan selama rapat berlangsung.

Kesebelas. Jangan lupa sesi tanya jawab (Q&A). Melalui sesi ini merupakan salah satu indikasi apakah peserta sungguh terlibat aktif atau menyimak dengan seksama selama proses rapat berlangsung. 

Kedua Belas. Setelah rapat selesai membuat rencana aksi, siapa penanggung jawab, dan tenggat waktu tugas-tugas tertentu sesuai rekomendasi rapat. Dengan demikian berakhir dengan ada kesimpulan dan dapat ditindaklanjuti kemudian.

Dengan dilakukannya kedua belas hal di atas tentunya akan menambah nilai yang baik dalam hal proses pengambilan keputusan ketika rapat, sehingga tercipta saling percaya dan menghargai antar satu dengan yang lainnya.